Eine guten Party zu organisieren:

Termin für Ihre Party festlegen

Ob eine Party gelingt hängt im Wesentlichen von 4 Faktoren (den Gästen, der Location, dem Essen/der Getränke und der Musik bzw. Unterhaltung) ab, welche im Weiteren dieses Beitrages näher erläutert werden.

Es ist zu beachten, dass die 4 Faktoren sich gegenseitig beeinflussen, vor allem deine Gäste beeinflussen die weiteren Faktoren erheblich. Somit wird auch im 1. Abschnitt des Artikels auf die Gäste eingegangen. Die Location, als zweiter großer Faktor für eine gelungene Party wird im zweiten Abschnitt behandelt. Danach wird die Versorgung der Gäste mit Getränken sowie Essen Thema sein. Im vierten, abschließenden Kapitel wird die Unterhaltung der Gäste mit Musik, Spielen und Entertainment Thema sein.

1.      Die Gäste auf deiner Fete:

Egal, ob du einen Geburtstag, eine Gartenparty, eine Taufe oder gar eine Hochzeit feiern möchtest, deine Gäste wollen eine Party erleben, die in ihren Gedächtniss bleibt. Somit ist auch klar, welches die Zielgruppe deines Festes ist.

Bei den meisten privaten Partys, vor allem größeren Festen, hat man ein sehr gemischtes Publikum. Neben der Familie kommen oft auch Freunde, Kollegen und Bekannte. Somit ergibt sich für die meisten Fälle einer sehr breit gefächerten Klientel, was auch Auswirkungen auf die Veranstaltung hat.

Um Konflikten während der Veranstaltung aus dem Weg zu gehen bietet es sich z.B. bei Geburtstagen an, die Gäste in zwei Gruppen zu Unterteilen. Die „Älteren“ und die „Jüngeren“. So könntest du für die Älteren (z.B. Omas, Opas, etc.) zum Kaffee und Kuchen sowie zum Abendbrot und die Jüngeren für Abendbrot und Party danach einladen. Dies entschärft bzw. verhindert Konflikte bezüglich der Lautstärke und der Musikauswahl innerhalb der Feiernden schon einmal erheblich.

Da du ja auch nicht allein feiern möchtest, solltest du die Einladungen möglichst früh versenden. Wie früh das notwendig ist hängt natürlich auch von den Gästen ab, aber meine Erfahrungen zeigen, das früher immer besser ist, da die meisten Menschen sehr ausgeplant sind. Damit deine Gäste es nicht vergessen empfiehlt es sich 14 Tage vorher nochmals eine Erinnerung an die Gäste zu versenden. Eine alternative zu den Erinnerungen bietet z.B. Facebook. Dort kannst du auch private Veranstaltungen erstellen, zu welchen du nur ausgewählte Freunde einlädst. Zum einen werden deine Gäste regelmäßig an die Veranstaltung erinnert, zum anderen ermöglicht es dir den Überblick zu behalten, wie viele Gäste kommen.

Die Anzahl der Gäste ist einer der wichtigsten Bedingungen für die anderen Faktoren deiner Feier. Zudem hängen die Kosten sehr häufig mit der Gästeanzahl zusammen. Dies ist auch logisch, denn 50 Menschen essen und trinken nun mal einfach mehr als nur 15 und auch eine größere Location ist meist teurer als eine kleine mit vergleichbarer Ausstattung.

2.      Die Location für deine Feier:

Die Location ist der zweite entscheidende Faktor für das Gelingen deiner Party. Ein sehr wichtiger Punkt für die Auswahl der Location ist die Anzahl der erwarteten Gäste. Eine zu große Location kann genauso schädlich sein, wie eine zu kleine. Der Grund ist leicht zu erkennen. Wenn sich zu wenige Personen auf zu großer Fläche aufhalten wird keine feierliche Stimmung aufkommen. Neben ausreichend Platz für Sitzplätze und Tische an welchen deine Gäste Essen und sich zum Reden oder ausruhen setzen können sollte auch Platz für ein Buffet vorhanden sein, wenn du nicht gerade ein Menü für deine Gäste vorgesehen hast.  Zudem sollten Sie an eine ausreichend große Tanzfläche Denken. Ab ca. 40 Personen empfehle ich neben professioneller Unterstützung bei der Musik durch einen DJ auch Platz für eine Tanzfläche bei der Auswahl zu berücksichtigen.

Sind wir schon mal bei der Musik in der Location angelangt, so spielt die Lautstärke auch eine wichtige Rolle. So sollte man sich immer im klaren sein, dass es bei einer Party auch mal etwas lauter werden kann. Somit sollte man eine Location bzw. den Ort so wählen, dass es nicht zu Beschwerden durch eventuelle Nachbarn kommt und die Party dadurch ein vorzeitiges Ende findet. Neben dem Ort, der Größe und natürlich dem Budget spielt das Erscheinungsbild der Location eine wichtige Rolle. Es ist sicher auch für Sie ersichtlich, dass man mit seinen Arbeitskollegen aus der Bank ehr nicht in einer Rockerkneipe feiern sollte und mit den Kumpels aus dem Bikerclub nicht in einem 5 Sterne Restaurant. Natürlich keimt dann sofort die Frage auf, wo ich Feiern kann wen meine Arbeitskollegen aus der Bank und meine Kumpels der Fußballmannschaft oder die Kameraden der Freiwilligen Feuerwehr kommen. Auch hierfür gibt es Lösungen, die sich anbieten. Feiert man im Frühling oder Sommer, so bietet sich hierfür ganz klar der Garten oder auch Freiluftlocations an.

Der Wohnort deiner Gäste spielt bei der Locationauswahl auch eine wichtige Rolle. So sollten Sie überlegen, wie Ihre Gäste nach Hause kommen oder ob diese in der Nähe Übernachten können. Eine Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel ist in diesem Zusammenhang durchaus von Vorteil. Reisen deine Gäste mit dem eigenen Fahrzeug an, so sollten ausreichend Parkplätze in der Nähe der Location vorhanden sein.

Auch die technische Ausstattung einer Location spielt bei der Auswahl eine Rolle. Sol sollte vorher klar sein, wo der Strom für den DJ und die heute oft zu ladenden Handys der Gäste zu finden ist. Aber auch eine in der Location vorhandene Ton- und Lichtanlage könnte für Sie von Interesse sein. Vor allem, wenn Sie keinen DJ oder eine Band buchen und sich selbst um die musikalische Umrahmung kümmern ist eine solche technische Ausstattung von Vorteil. Aber auch einen Videoprojektor, der für Spiele und Präsentationen der Gäste genutzt werden kann ist ein Gimmick, das für eine Location sprechen kann.

Zu der technischen Ausstattung einer Location gehört aber auch eine Zapf- bzw. Schankanlage, Kühlschränke für Ihre Getränke und eine Küche, die für eine Selbstbewirtung der Gäste genutzt werden könnte, wenn du dies vorhast.

3.      Essen und Getränke für dein Fest:

Für die Bewirtung deiner Gäste gibt es verschiedene Möglichkeiten, wer wieviel der Bewirtung übernimmt. Die einfachste Form für dich ist es, wenn die Location die Bewirtung komplett übernimmt. Dies ist meist die teuerste Möglichkeit. Der klare Vorteil ist natürlich, dass du dich nur mit einem Dienstleister für Essen, Getränke und Location beschäftigen musst. Meist wird ein Buffet oder Menü zum Festpreis pro Gast von den Locations angeboten. Auch ist es oft Möglich eine Getränkepauschale pro Gast zu erhalten, in welcher bestimmte Getränke enthalten sind. Bietet der Wirt keine Getränkeflatrate an, so sollte man vorher klar mit diesem absprechen, wie Wein, Bier Alkoholfreies etc. Abgerechnet wird. Vor allem Bei Wein und Sekt empfehle ich eine Flaschenweise Abrechnung, da dies für Sie meist günstiger ist.

Die zweite Möglichkeit der Verköstigung liegt in einem Cateringservice. Diese liefern meist ein Buffet mit warmen und kalten Speisen. Einige bieten auch das braten von Bratwürsten, Spanferkeln oder ähnlichen an. Auch kannst du die Getränke durch solche Firmen liefern und bei Bedarf auch ausschenken lassen. Auch verfügen die Caterer meist über Geschirr, Gläser, Tische, Stühle, Schankanlagen und Zelte, die man bei Bedarf bei diesen Mieten kann. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn an deine Location keine Gastronomie angeschlossen ist oder man eine größere Feier im Garten plant.

Die dritte Möglichkeit ist vor allem etwas für ambitionierte (Hobby-)Köche, die kleine Grillparty oder auch für die sparsamen unter euch. Sie kümmern sich komplett selbst um das Essen. Dabei sei angemerkt, was in einer kleinen Runde noch Problemlos möglich ist, kann bei vielen Gästen schnell in verdammt viel Arbeit und stress ausarten. Um die Bratwürste oder Rostbrätel zu braten benötigt man sicher keinen Cateringservice! Den ganzen Abend selbst hinter dem Rost stehen wollen Sie sicher aber auch nicht. Es empfiehlt sich somit mal in der Familie oder bei Freunden zu fragen, ob sie dies übernehmen können. Sicher hast du auch den einen Kumpel, der sich gern hinter das Bratgerät stellt. Gleiches gilt für den Ausschank der Getränke, wenn dieser notwendig ist. Oft reicht es auch aus, wenn man die Getränke für alle gut zugänglich bereit stellt und sich deine Gäste selbst bedienen können. Wenn Sie alles oder einen großen Teil der Speisen selbst zubereiten möchtest empfehlt sich Essen, was man gut vorbereiten kann und anschließend nur Aufwärmen und hinstellen muss. Ein gutes Beispiel sind neben Käse und Wurstplatten auch Eintöpfe und Salate. Dinge die frisch zubereitet werden müssen haben sich als ehr ungeeignet für diese Form der Verköstigung erwiesen.

Eine vierte Möglichkeit ist es, dass Ihre Gäste etwas zu essen mitbringen. Dies ist vor allem bei einem Jungen Zielpublikum angesagt und stellt für diese meist auch keine Hürde dar. Wenn Sie nur Gäste im gehobenen Alter haben kann dies unter Umständen schwierig sein. Hierbei ist für Sie besonders wichtig zu organisieren, wer was mitbringt. Nicht, dass Sie am Ende ohne Getränke mit 3 verschiedenen Nudelsalaten und einer Käseplatte da stehen. Zu Geburtstagen kann dies auch das Geburtstagsgeschenkt ersetzen.

Bei der Auswahl der Versorgungsart und den Speisen sowie Getränken spielt neben der Location natürlich auch das Budget eine entscheidende Rolle. Aber auch Faktoren wie das Gästeclientel, die eigene Zeit zur Vorbereitung von Spesen ist ein wichtiger Faktor für die Entscheidung in diesem Bereich.

Da heute viele Menschen auch mit Allergien und Intoleranzen geplagt sind, solltest Sie dies auch einplanen. Kennen Sie ihre Gäste, so können Sie darauf eingehen. Sind die Problemchen einiger Gäste nicht so bekannt, empfiehlt es sich immer auch Essen anzubieten, welches zumindest vegetarisch oder vegan ist und diese auch als solches zu kennzeichnen.

Bieten Sie ihren Gästen ein Buffet auf Ihrer Feier an, so ist es wichtig, dass Sie auch ausreichend Platz dafür einplanen. Ist die Location schon etwas knapp bemessen so kann vorübergehend auch die Tanzfläche für das Buffet genutzt werden. Es muss jedoch nach dem Essen zügig beiseite geräumt werden um den weiteren Verlauf der Party nicht zu stören. Womit wir auch schon bei der Musik und Unterhaltung angekommen wären.

4.      Musik, Unterhaltung und Spiele auf deiner Party

Gleich vorab, auch wenn ich DJ bin empfehle ich nicht für jede mini-Party einen DJ oder andere professionelle Dienstleister zu buchen. Jedoch empfehle ich, dass auch, wenn ihr nur zu 5. in der Wohnstube feiert, für Musik zu sorgen. Dazu reicht jedoch oft auch aus eine Playlist per PC vorzubereiten und abzuspielen, einen passenden Radiosender herauszusuchen oder Spotify zu nutzen.

Ab einer Gästeanzahl von ca. 35 – 40 Gästen würde ich einen professionellen mobilen DJ empfehlen. Diese verfügen neben der passenden Technik auch über ein breites Repartier an Musik, kennt diese und weiß diese einzusetzen. Wenn du dich für einen DJ entscheidest ist nicht unbedingt die Technik von diesem Ausschlaggebend (auch wenn sie natürlich ausreichen sollte) sondern vielmehr ob dieser der richtige für diese Party ist. Die meisten mobilen DJs kennen sich in sehr vielen Bereichen der Musik aus. Möchtest du jedoch eine spezielle Mottoparty, zum Beispiel zum Thema Mittelalter, feiern so empfiehlt es sich einen DJ zu suchen, der sich auch in dieser Musikrichtung am besten nicht nur auskennt, sondern heimisch fühlt.

Neben dem DJ gibt es auch die Möglichkeit eine Band für den Abend zu buchen. Was die kosten angeht kann es durchaus vorkommen, dass sich junge Bands aus deiner Umgebung finden lassen, die auch für das Geld eines DJs spielen. Der größte Vorteil einer Band ist natürlich, dass diese Live spielt. Aber eine Band hat natürlich auch Nachteile. Sie spielt meist nur eine Musikrichtung bzw. hat eine kleinere Auswahl bei den Musiktiteln als ein DJ und macht in der Regel auch öfter und länger Pausen als ein DJ.

Für sehr vorteilhaft aber auch teuer hat sich die Mischung aus Band und DJ erwiesen. Damit kann man in den Genuss von Livemusik kommen und zudem die Vorzüge eines DJ ausschöpfen. So kann der DJ z.B. in den Pausen und nach dem Auftritt der Band aufspielen und somit die Gäste glücklich machen, die die Musik der Band nicht so mögen, wie du. Zudem endet die Veranstaltung nicht so abprüft, wenn die Band aufhört zu spiele.

Haben Sie keine Band und auch keinen mobilen DJ, dann empfiehlt es sich dennoch für Unterhaltung der Gäste am Abend zu sorgen. Dies geschieht am besten durch Spiele, bei welchen keiner vorgeführt wird. Neben Flunkyball (für die Trinkfesten) empfehlen sich auch Karaoke oder leichte sportliche Aktivitäten, wie Dartspielen oder Kicker. Aber auch die Digitalen Varianten, welche mittels Playstation VII oder ähnlichen Konsolen gespielt werden können sind geeignet um dafür zu sorgen, dass deinen Gästen nicht langweilig wird. Dabei gilt natürlich, dass bei den Spielen der Unterhaltungsfaktor im Vordergrund steht und auch die nicht beteiligten Gäste spaß dabei haben.

Sollen deine Gäste am Abend noch Tanzen so empfiehlt es sich Spiele der Gäste schon an den Nachmittag zu verlegen und „nur“ 1-2 für Tanzpausen einzuplanen. Die Spiele oder Unterhaltungseinheiten für die Tanzpausen sollten jedoch nicht länger als 10-15 Minuten gehen um die Stimmung der Party nicht zu unterbrechen. Ein klassisches Beispiel für eine solche Unterbrechung wäre das Brautstraußwerfen auf Hochzeiten, welches sehr leicht wieder in eine volle Tanzfläche überführt werden kann. Aber auch ein Feuerwerk wäre eine gute Abwechslung zu der restlichen Party.

 

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